Электронные трудовые книжки в 2025 году
Ведение трудовых книжек в электронном формате стало нормой для всех работодателей. Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это не просто цифровая версия бумажного документа, а полноценный кадровый инструмент. В 2025 году она обязательна для новых сотрудников и требует от работодателей соблюдения определённых правил.
Разберёмся, как работают ЭТК сегодня, что обязаны делать ИП и компании, и какие нюансы важно учитывать.
Что изменилось с внедрением электронных трудовых книжек
ЭТК начали действовать с 2020 года. До конца 2020-го сотрудники могли выбрать между бумажной и электронной формой. С 2021 года все новые работники получают исключительно электронную трудовую книжку — бумажный вариант больше не оформляется.
Электронный формат поддерживает Пенсионный фонд РФ, который с 2023 года стал частью Социального фонда России (СФР). Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности через форму СЗВ-ТД.
Кстати, многие работодатели решают передать ведение документации на аутсорс. Это особенно актуально в рамках услуги аутсорсинга расчёта заработной платы, где в комплекте с расчётами можно доверить оформление ЭТК и отчётности.
Обязанности работодателя в 2025 году
Любой работодатель — будь то организация или индивидуальный предприниматель с наёмными работниками — обязан:
- вести кадровый учёт в соответствии с трудовым законодательством;
- формировать отчёт СЗВ-ТД при приёме, переводе или увольнении сотрудников;
- передавать данные в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа;
- использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для подписания документов.
Нарушение сроков или непередача данных может повлечь штраф по статье 15.33.2 КоАП РФ — от 300 до 500 рублей на должностное лицо.
Что нужно знать ИП с сотрудниками
Индивидуальные предприниматели, как и организации, обязаны соблюдать требования по ЭТК, если у них есть сотрудники.
Что потребуется ИП:
- Подключение к системе ЭДО (например, через СБИС, Контур или 1С).
- ЭЦП для подписи кадровых документов.
- Специализированное программное обеспечение или услуги бухгалтера.
Важно: если ИП работает без сотрудников, никаких действий в отношении ЭТК предпринимать не нужно.
Как работает ЭТК для сотрудников
Электронная трудовая книжка создаётся автоматически при приёме на работу. Все сведения о трудовой деятельности сотрудника хранятся в базе СФР и доступны в личном кабинете на Госуслугах.
Работник может в любой момент запросить сведения:
- через портал Госуслуги;
- в МФЦ;
- у работодателя в виде выписки.
Если сотрудник уволился и устраивается к другому работодателю, новая организация продолжает заполнять его ЭТК — бумажные документы не требуются.
Преимущества и сложности электронной формы
Преимущества:
- Уменьшается бумажный документооборот.
- Исключаются потери или ошибки в записи.
- Работник может быстро получить информацию о своей карьере.
Потенциальные трудности:
- Необходимость работы с ЭДО и электронной подписью.
- Технические ошибки при передаче данных.
- Ответственность за точность и своевременность отчётности.
Что нужно сделать работодателю
Чтобы избежать штрафов и обеспечить корректную передачу сведений, работодателю в 2025 году необходимо:
- Получить УКЭП на руководителя или ответственного сотрудника.
- Подключиться к системе для отправки СЗВ-ТД.
- Обновить кадровое ПО или заключить договор с бухгалтерской компанией.
- Назначить ответственного за подготовку и отправку отчётов.
- Информировать сотрудников о формате ЭТК при приёме на работу..
Заключение
Электронные трудовые книжки — это современный и удобный формат, который избавляет от лишней бумажной работы и упрощает доступ к информации. Однако работодатели несут ответственность за правильность и своевременность переданных данных.
ИП и компании, особенно с небольшим штатом, могут доверить ведение кадрового учёта специалистам — это минимизирует риски и сэкономит время. В условиях 2025 года профессиональный подход к ЭТК — это не только удобство, но и гарантия соблюдения закона.
Часто задаваемые вопросы
1. Нужно ли сдавать отчетность, если юридическое лицо не начало или приостановило деятельность?
Оплатить штраф, подать отчёт как можно быстрее, уточнить последствия у налоговой.
2. Какие отчёты не обязательны при отсутствии деятельности?
ИП без работников подают нулевую декларацию по УСН, ООО — бухгалтерскую отчётность.
3. Как проверить, что отчёт принят?
Через Личный кабинет налогоплательщика, сервисы Контур, СБИС или ФНС.
4. Какие отчёты можно сдавать досрочно?
Большинство документов можно сдавать досрочно, чтобы избежать загруженности систем в
последние дни.5. Нужно ли сдавать отчётность, если деятельность не велась?
Да, ИП на УСН должны сдавать нулевую декларацию, для ООО — бухотчёт.
6. Как узнать, нужно ли сдавать статистическую отчётность?
Необходимо проверить уведомления в личном кабинете налогоплательщика или запросить информацию в Росстате.